Das sind die Vorteile einer Gastro Software
Die Digitalisierung schreitet in vielen Branchen voran – auch im Gastgewerbe. Denn Software kann tatsächlich einige Abläufe erleichtern oder erst ermöglichen. Die eine Software für alles gibt es jedoch nicht. Gastronomische Betriebe sind immer einzigartig. Deshalb gilt es, Softwarelösungen nach Bedarf einzusetzen. Die Creative Gastro Concept und Design AG hat Erfahrung mit den verschiedenen Möglichkeiten.
Viele gastronomische Betriebe nutzen natürlich schon Software. Für Einkauf, Warenmanagement, Buchhaltung und Kassensysteme ist der Einsatz durchaus üblich. Aber Gastro Software bietet noch viel mehr Möglichkeiten. Die praktischen Anwendungen unterstützen gastronomische Betriebe bei der Personalplanung, der Verhinderung von Lebensmittelverschwendung, dem Hygienemanagement und sogar als Reservierungssystem.
Für jeden Bereich stehen bereits unterschiedliche Lösungen zur Verfügung. Welche Software für den eigenen Betrieb passt, ist dabei nicht auf den ersten Blick klar. Anwendungen mit vielen Funktionen sind oft sehr kompliziert. Einfach zu bedienende Anwendungen bieten dagegen oft nicht die Möglichkeiten, die gebraucht werden. Bevor Sie Gastro Software einsetzen, muss also klar sein, was genau Sie davon erwarten.
Aber was genau kann Gastro Software nun eigentlich? Wir von der Creative Gastro Concept und Design AG arbeiten schon länger mit Gastro Software. Wir wissen, was möglich ist und worauf es ankommt.
Was ist eigentlich Gastro Software?
Jede Art von Software, die speziell die Belange der Gastronomie anspricht, ist Gastro Software. In den meisten Fällen bietet die Software Schnittstellen zu PMS (Property Management Systemen) oder zu Schankanlagen. Auch eine Verbindung zu Hotel-Software ist möglich. Die Anwendungen unterstützen bei der Warenwirtschaft. Sie helfen bei der Kalkulation von Einkauf und Verbrauch und enthalten oft Module für Online- Buchungssysteme.
Belegungspläne und Reservierungsvorgänge werden also ebenfalls erleichtert. Damit ist klar: Die Software richtet sich nicht nur an das klassische Restaurant. Apps, webbasierte Anwendungen und Softwarepakete sind interessant für:
- Alle Arten von Restaurants
- Schnellgastronomie
- Kantinen
- Systemgastronomie
- Grossküchen
- Essen-Bringdienste
- Catering
- Party-Service
- Gasthäuser und -wirtschaften
- Aussengastronomien
- Bars
- Cafés
- Hotels
Das sind die verschiedenen Bereiche der Gastronomie, die sich mit unserem Erfahrungsbereich decken. Ein Umbau, ein Neubau, eine Erweiterung oder eine Optimierung in diesen Bereichen ist unser Aufgabenfeld. Weil wir die verschiedenen Gastronomiekonzepte kennen, sind uns die Ansprüche an Gastro Software für den jeweiligen Bereich bekannt.
Die Creative Gastro Concept und Design AG setzt bereits dort Software-Lösungen für die Gastronomie ein, wo es sinnvoll erscheint. Selbstverständlich kommen bei unserer Beratung nicht nur verschiedene Anwendungen zur Sprache. Wir setzen sie auch selbst ein. So nutzen wir beispielsweise Tools für die Planung von Gasträumen, Küchen, Lager- und Bewirtungsanlagen aus dem Bereich der 3D-Visualisierung.
Unsere Kunden und Kundinnen sehen schon in einem sehr frühen Stadium der Planung, wie sich ihr gastronomischer Betrieb verändern wird. Diese Tools kommen eigentlich aus den Bereichen Maschinenbau und Architektur. Andere Software wurde speziell für den Einsatz in gastronomischen Betrieben entwickelt. Und auch hier beraten wir unsere Kunden und Kundinnen ausführlich, was die verschiedenen Möglichkeiten angeht.
Welche Funktionen bietet Gastro Software?
Bevor wir konkrete Anwendungsbeispiele nennen, wollen wir allgemein vorstellen, was Gastro Software alles kann:
- Online-Dienstplanung: Wer wird wann wie lange für was genau eingesetzt? Urlaubszeiten, genaue Stundenkontingente und natürlich der Bedarf an Personal können softwaregestützt geplant werden.
- Reservierungssysteme: Anruf, Kalender – das ist alles? Sie bieten Ihren Gästen natürlich die Möglichkeit, selbst online Buchungen vorzunehmen. Software hilft dabei, Buchungen mit immer noch manuell getätigten Reservierungen in Einklang zu bringen.
- Kassensysteme: Von Touchscreen über mobiles Bonieren inklusive Stornos, Änderungen und Gangfolge bis zu Bürocomputer und Schnittstelle für Buchhaltung ist alles möglich.
- Schnittstellen zu Hotel-Software, Property-Management-Systemen und Schankanlagen gehören dazu.
- Anwendungen für Kalkulation und Warenwirtschaft: Software unterstützt Sie bei der Kalkulation des Bedarfs, abhängig von fest gebuchter Belegung.
- Und natürlich kann Software künftig noch vieles mehr. Denn es kommen ständig neue Lösungen auf den Markt.
Beispiel Einkauf: Gastro-Pool
Wie viele Waren werden, wann in welcher Menge genau benötigt? Die Kalkulation ist nicht immer ganz einfach. In Zürich unterstützt die Horego seit gut 30 Jahren Einkauf und Administration von gastronomischen Einrichtungen aller Art. Zusammen mit Gastrosuisse wurde für deren Mitglieder eine digitale Einkaufsplattform entwickelt. Die Anwendung unterstützt Betriebe aller Grössen, die Einkäufe zu optimieren.
Dabei spielt es keine Rolle, wie hoch das Einkaufsvolumen ist. Die Plattform eignet sich auch für Einrichtungen mit einem niedrigen Einkaufsvolumen. Persönliche Einkaufsberatung, Buchhaltungslösungen und Vorlagen für Statistiken gehören dazu. Sogar die Inventur wird unterstützt. Inklusive sind auch regelmässige Aktionen sowie eine monatliche, kontingentierte Sammelrechnung.
Die Gastro Software ist kostenlos, ist aber nur für die Mitglieder von Gastrosuisse interessant. Andere Softwarelösungen, zum Teil kostenpichtig, bieten allerdings die gleichen Vorteile. Abhängig von der Software können alle oder nur einige der Funktionen enthalten sein.
Speziell für Grossküchen: MBS5
ist eine Software-Lösung, die sich als Management-, Bestell- und Warenwirtschaftssystem speziell an Grossküchen richtet. Kompatibel mit dem Betriebssystem Windows, kann die Software auf mobilen Endgeräten genutzt werden und ist für die lokale Installation geeignet. Es handelt sich also nicht um eine Cloud-Anwendung. Die Vorteile der Software sind:
- Ein Preisvergleich zwischen verschiedenen Lieferanten wird mit einem Einkaufsvorschlag nach Bestpreis verbunden.
- Preise werden über Ordersatzimport aktualisiert dargestellt. Das passiert im HRPRICAT-Format und in Excel.
- Die Anwendung übermittelt die Bestellung elektronisch an die Lieferanten.
- Für Dauerbestellartikel gibt es Musterbestellungen.
- Für jeden Lieferanten analysiert die Software die Preisdierenzen.
- Das Budget wird überwacht.
- Lieferschein und Rechnung gleicht die Software automatisch ab.
- Durch die Vorkalkulation amortisiert sich die Anwendung schnell.
- Zahlreiche Schnittstellen sind erhalten, die Anwendung kann immer wieder erweitert werden.
- Zentrale Vorgaben können für dezentrale Betriebe einfach umgesetzt werden.
MBS5 richtet sich an Betriebsrestaurants ebenso wie an Kliniken und Altenheime, an Schulen und Unternehmen, die Catering anbieten. Küche und Management sind in einem System organisiert. Der Hersteller bietet mit cloudMenu einen Nachfolger für die frühere Anwendung MBS5online. Für die Schulverpflegung steht mit MBS5 QuickOrder ein speziell auf die Bedürfnisse von Schulen zugeschnittenes Abrechnungssystem zur Verfügung.
Software findet Fachkräfte: Gronda
LinkedIn, Xing und andere Karrierenetzwerke werden von Fachkräften in der Gastronomie eher nicht genutzt. Wie finden Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen? Wie finden Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Sie? In allen Bereichen der Gastronomie wie auch im Hotelgewerbe werden Fachkräfte dringend benötigt. Das Tiroler Start-up Gronda will dem Fachkräftemangel etwas entgegensetzen.
Die Gründer starteten einen Blog, den sie 2016 in eine Plattform umwandelten. Sie existiert heute als Webseite und als App, ist also auch von mobilen Geräten zugänglich. Gronda sieht sich selbst als das «LinkedIn für die Gastro- und Hotelbranche». Ziel ist es, Profis zu vernetzen.
Wie das Vorbild LinkedIn führt Gronda Arbeitgeber und -geberinnen mit Arbeitnehmern und -nehmerinnen zusammen. Die Mitglieder des Netzwerks hinterlegen ihren Lebenslauf. Eigene Ideen werden geteilt. Eindrücke aus dem Arbeitsalltag teilt man bei Gronda ebenso mit wie die aktuellen Fortbildungen.
So fällt es den Mitgliedern leicht, sich über die einzelnen gastronomischen Betriebe ein Bild zu machen. Gastronomische Einrichtungen sehen schnell, was die Nachwuchstalente bewegt, wo sie sich befinden und welche Qualifikationen vorhanden sind. Das Netzwerk bringt Fachkräfte und Betriebe auf einem modernen und lockeren Niveau zusammen.
Gronda ist allerdings nur für private Nutzer kostenlos. Das bedeutet: Die Fachkräfte selbst melden sich ohne Kosten an. Betriebe müssen zahlen. Gronda kommt aus Tirol, daher sind die Preise in Euro angegeben. Das günstigste Paket für Betriebe kostet 80 Euro monatlich.
Allerdings richten sich die Kosten nicht nur nach den gewünschten Inklusivleistungen. Sie werden auch nach der Anzahl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Gastgewerbes kalkuliert. Doch was sind die Inklusivleistungen? Gronda bietet Social-Media-Marketing an. Kampagnen-Reportings können erstellt werden. Betriebe können Profilvideos und andere Extras einstellen. Das Netzwerk ist also auf zahlreiche Möglichkeiten ausgelegt.
Personal gefunden – jetzt muss organisiert werden
Sind die Fachkräfte eingestellt, ist schon ein wichtiger Schritt gemacht. Aber wie setzt man sie sinnvoll ein? Auch dafür gibt es Gastro Software. Gastromatic beispielsweise ermöglicht die Online-Dienstplanung. Das Tool ist mit den Betriebssystemen Windows, Apple und Linux kompatibel. Es kann auf mobilen Geräten verwendet werden, ist aber webbasiert in der Cloud untergebracht.
Das kann Gastromatic:
- Sie erstellen Dienstpläne zeit- und kostensparend.
- Arbeitszeitkonten und die Verdienstgrenze Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen behalten Sie im Blick.
- Die Verfügbarkeit Ihrer Fachkräfte wird Ihnen übersichtlich angezeigt.
- Regelmässige Schichten speichern Sie als Vorlagen, die Sie bei Bedarf einfach einfügen.
- Urlaub, Abwesenheiten, vakante Schichten werden übersichtlich dargestellt.
- Einfache Kommunikation mit Ihren Fachkräften: Änderungen im Dienstplan und Arbeitseinsätze werden Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen auf dem Smartphone per App angezeigt.
- Arbeitszeiten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erfasst das Tool über ein Stempeluhr-Terminal minutengenau.
- Die Lohnabrechnung findet über das Rechenzentrum von Gastromatic statt.
- Schnittstellen zu DATEV, LohnAG, Lexware und anderen Anwendungen sind vorhanden.
- Stammdaten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen verwalten Sie über das Tool.
- Urlaubsansprüche und Überstunden werden erfasst und dargestellt und können verwaltet werden.
- Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erhalten individuelle Zugriffsrechte, die abhängig von ihrer Rolle sind.
Kein Essen verschwenden: Kitro gegen Food Waste
Sie kalkulieren Ihre Wareneinkäufe auf Basis der vorhandenen Buchungen. Die benötigten Mengen stehen fest, denn Sie kennen Ihre Rezepte und halten sich an die Mengenangaben pro Person oder Mahlzeit. Trotzdem bleibt hin und wieder etwas übrig. Lässt sich das vermeiden? Leider nicht ganz, denn kurzfristige Stornierungen und Umbuchungen können Sie nicht vorausahnen.
Das Bundesamt für Umwelt hat ermittelt, dass Lebensmittelabfälle die Schweizer Gastronomie jährlich einen Betrag von 20 Millionen Franken kosten. Es sind nur die Lebensmittelabfälle, inklusive der Warenkosten verlieren Sie und Ihre Kollegen und Kolleginnen jährlich eine Milliarde Franken. Das ist selbst umgerechnet auf jeden einzelnen Betrieb ein viel zu hoher Betrag.
Das Schweizer Start-up Kitro tut etwas dagegen. Denn die Gründer haben ein Tool entwickelt, mit dem Sie Produkte erfassen und die Lebensmittelabfälle quantifizieren. Sie sehen also in der Anwendung, was genau in welcher Menge weggeworfen wird. Das könnten Sie natürlich auch manuell erfassen. Aber haben Sie im Alltag die Zeit dafür?
In den meisten Betrieben fehlt diese Zeit. Kitro setzt eine Kamera über dem Abfallbehälter ein. Sie erfasst, was im Mülleimer landet. Eine Waage unter dem Mülleimer ermittelt das Gewicht. Beide Geräte sind mit Software verbunden, die die Abfälle nach Produktart und Gewicht auswertet.
Landen in Ihrem Betrieb jeden Tag ganz unterschiedliche Lebensmittel in jeweils kleinen Mengen im Abfall, ist das normal. Stellen Sie aber fest, dass bei einem bestimmten Gericht oder an einem Wochentag immer besonders viel einer Warenart weggeworfen wird? Dann können Sie etwas dagegen tun.
Kitro ist nicht kostenlos verfügbar. Für Gerätemiete und Software zahlen gastronomische Betriebe zwischen 400 und 450 Franken monatlich.
DGastro Software erleichtert Betriebsabläufe und optimiert die Finanzen
Das sind nur einige wenige Beispiele für Softwarelösungen, die sich speziell an gastronomische Betriebe richten. Andere Bereiche können Sie in Ihrer Gastronomie ebenfalls über digitale Anwendungen vereinfachen. Möglich ist das beispielsweise beim Hygienemanagement (Flowtify steht bereits als App zur Verfügung) oder beim Reservierungssystem (Aleno, Reservierung-Manager, Teburio und andere).
Wir von der Creative Gastro Concept und Design AG kennen die Bedürfnisse unserer Kunden in Sachen Software sehr gut. Deshalb beraten wir Sie ausführlich, welche Lösungen für Ihre Gastronomie passend ist. In Zukunft wollen wir noch besser werden. Denn wir entwickeln eigene Software-Lösungen. Sie wollen mehr darüber erfahren? Sprechen Sie uns einfach über unser Kontaktformular an.